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No utilizo el papel desde hace más de una década.
No usar el papel es algo extraordinario, al menos para mí. Me da la oportunidad de tener un segundo cerebro, uno digital, siempre conmigo, sin importar dónde estoy o cuándo necesito acceder a él.
Una de las mejores características y ventajas de no usar el papel es la entrada rápida de datos. Esto hace referencia a cómo introduces nueva información a tu sistema.
Cuando digo entrada, me refiero a todo esto:
- Idea.
- Inspiración.
- Frase.
- Vídeo de YouTube.
- Libro.
- Conversaciones.
- …
Es una lista infinita.
Cuando digo tu sistema, me refiero a ti mismo. No hago diferencia alguna entre mi yo físico (mi cuerpo y mi mente), y mi yo digital (mi segundo cerebro), porque, afortunadamente, ambos están conectados.
Aquí voy a compartir cómo llevo a cabo mi proceso de entrada de datos.
Recientemente he movido toda mi arquitectura de software a Notion, por eso voy a explicar dos enfoques diferentes: el antiguo y el nuevo.
Verás que la arquitectura de software no importa para nada. Podrías incluso no usar software alguno si te sientes más cómodo usando papel, un cuaderno, o lo que prefieras.
Mi opinión es que la información digital es mucho mejor que la no digital, pero cada uno de nosotros somos un ser único, y el objetivo principal es no perder nada interesante que nos venga a la mente.
Como sabes, la mente es como un caballo loco, lleno de conexiones, cosas que aparecen y desaparecen, algunas de ellas buenas, otras malas, y algunas realmente geniales.
Sabes que esos momentos de inspiración son eso: un momento. Tienes que cogerlos y nunca dejarlos escapar. No importa cuándo se produzcan o dónde estés. No importa si estás en una reunión o solo. El punto crítico es solo no perder absolutamente nada.
Aquí explico cómo capturar tus ideas y procesarlas para sacarles el máximo partido.
Mi sistema antiguo: Drafts
Primero, siento decir que soy un fanático de Apple, y que esta app solo se ha desarrollado para dispositivos Apple. Si usas Windows/Android, puedes usar Google Keep, por ejemplo.
Lo que más me gusta de Drafts es que, tan pronto como lo abres, una pantalla en blanco aparece, y puedes escribir ahí directamente tu idea, tu inspiración, algo que no puedes olvidar…
Para mi, es como un cubo gigantesco que deglute todo lo que le lanzo.
Dos veces al día, lo proceso y creo los elementos que necesito en los softwares que deberían estar.
Procesar tus entradas cada día es algo crítico. Solo te comento 2 razones:
- Tu entrada todavía está “fresca”. Es cuando puedes sacar lo máximo de ella. Puedes ampliar tu pensamiento. Es cuando rindes al máximo. Esto es trabajo en tiempo real. No pierdes tu tiempo para nada.
- No puedes tener cientos de entradas pendientes de ser procesadas. Eso es una cantidad ingente de trabajo para hacerlo de una tacada. La procrastinación llamará a tu puerta, lo dejarás todo y te olvidarás. Situación peligrosa. Mejor intentar procesar tus entradas dos veces al día. Tu punto de entrada siempre debería estar limpio.
Mi nuevo sistema: Notion
Como dije antes, recientemente he trasladado todos mis sistemas a Notion, creando una arquitectura técnica que se ajusta perfectamente a mis necesidades. Estoy realmente encantado con ello.
He creado una base de datos de “Notas e Ideas”. Esto me permite crear nuevas entradas mejor. Tengo un campo en esta base de datos para filtrar el tipo de entrada que estoy creando. Uso todos estos valores:
- Frase.
- Inspiración.
- Libro.
- Algo que hacer.
- Artículo.
- Vídeo.
- Conocimiento.
- Plataforma online.
- Sofware-Apps.
- Influencer.
- Ideas para mis negocios de hoy.
- Ideas para mis negocios futuros.
- Webinar.
- …
Esta base de datos tiene relaciones con muchas otras dentro de mi sistema Notion:
- Base de datos de conocimiento. Una base de datos con todo mi conocimiento en todo tipo de temas y áreas: productividad, gestión del tiempo, meditación, crecimiento, negocio…
- Base de datos de medios. Una base de datos que tiene todos los medios con los que he estado en contacto: vídeos de YouTube, podcasts, artículos, libros…
- Base de datos de Software-Habilidades-Servicios. Una base de datos con todos los sistemas o personas con los que he estado en contacto: influencers, proveedores, apps, software…
Terminaré diciendo que mi base de datos de “Notas e Ideas” tiene un campo muy interesante: “Propósito”. Este campo me permite filtrar basándome en para qué puedo usar esta entrada:
- Negocio.
- Creación de producto.
- Rendimiento.
- Aprendizaje.
- Creación de contenido.
- Crecimiento.
- Inspiración.
- Ventas.
- ...
Este campo es genial porque, si estoy preparando un post basado en productividad, por ejemplo, puedo hacer una búsqueda rápida filtrando por “Creación de contenido” (base de datos de “Notas e Ideas”) y “Productividad” (base de datos de conocimiento). El sistema me da un resultado que me hace mucho más fácil empezar a trabajar en ese post.
Un sistema como este, para mí tienes 2 ventajas clarísimas:
- Ventajas de productividad.
- Ventajas de seguridad.
1. Ventajas de productividad
Tener un sistema como este es algo que te cambia la vida si hablamos de productividad.
Un sistema operativo 24/7
Un sistema como este, operativo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, te da la libertad para trabajar inmediatamente.
Algo te pasa por tu cabeza, y solo tienes que coger tu teléfono y comenzar a teclear. Si estás en tu ordenador de escritorio, más fácil aún, porque puedes teclear aún más rápido.
Las ideas vienen a tu mente y desaparecen en milisegundos. No sabes cuándo puede ocurrir.
Las ideas vienen cuando estás relajado. En mi caso, por ejemplo, cuando me estoy duchando, es cuando sucede. No te puedo contar cuántas veces he tenido que parar de ducharme, cerrar el grifo, y salirme para comenzar a teclear. Muchas grandes ideas comenzaron en ese punto: ideas de negocio, artículos, cosas que no podía olvidar, nuevos negocios…
Cuando una idea surge, ese es el momento de darle toda la atención y cuidados. Si esperas solo 3 segundos, se va.
Trabajo real
Siempre estoy con mi teléfono, mi tableta, o mi ordenador a la vista. Nada puede escapar de mi mente. Todo se escribe y se procesa más tarde.
Esto es productividad a su más alto nivel porque, esos segundos o minutos, son trabajo real.
Trabajo significa productos, servicios, ventas, cosas que te harán moverte hacia tus objetivos para alcanzarlos. Siempre son cosas importantes. Si no fuese así, ¿para qué te ibas a molestar en escribirlas?
El único punto de entrada
Finalmente, tener un único punto de entrada es obligatorio, a la hora de hablar de productividad.
No puedes tener tus ideas esparcidas por todas partes.
Tu cerebro debe saber perfectamente qué hacer cuando una idea surge.
Creas ese hábito, una rutina que te permite hacer las cosas en piloto automático.
Los hábitos repetidos de forma consistente, son los que te definen. Estás creando una gigantesca base de datos, sin esfuerzo, que te permitirá construir una mejor versión de ti mismo. Dalo por hecho.
2. Ventajas de seguridad
Un sistema como este me da una sensación de control y seguridad que merece la pena.
Sé que todas mis ideas serán rápidamente capturadas pero, al mismo tiempo, sé que todas estarán sanas y salvas. No importa si mi teléfono queda inutilizable o si mi oficina se incendia. Puedo incluso acceder a mis datos con solo tener una conexión a Internet. Ni siquiera necesito mi ordenador, tableta, o teléfono.
Esta sensación de control y seguridad te proporciona paz mental, que siempre se transforma en mayor rendimiento.
Cuando estás relajado, te puedes centrar en las cosas importantes, en hacer cosas, porque todas tus ideas descansan en un lugar seguro, esperando para ser usadas.
Todo lo importante siempre tiene un punto de comienzo, el primer paso.
En mi caso, no tengo duda alguna: ese es mi base de datos de “Notas e ideas”.
Foto en parte superior cortesía de Danielle MacInnes en Unsplash.