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Me encanta la productividad.

Considero la productividad como la herramienta más importante para sacar el máximo provecho a la vida. La productividad te dará:

• Prioridades.
• Foco.
• Optimización.
• Eficiencia.
• Control.
• Seguridad.
• …

Esto es la base para conducirte al camino de la realización personal, el cual siempre acaba en la felicidad.

Tras haber gestionado cientos de sistemas, herramientas, software, y apps de productividad, he llegado a la conclusión de que la mejor herramienta de productividad es un calendario.

Sabiendo lo que tienes que hacer hoy y el resto de días es la información clave para centrarte en HACER, que es de lo que se trata la productividad. Por eso yo planifico cada tarea importante en mi calendario desde hace más de una década.

Solo planifico 2 ó 3 tareas para hacerlas cada día, y siempre defino mi éxito del día: una tarea que TENGO que hacer sin excusa alguna.

Cada una de estas tareas las incluyo en un bloque de tiempo dentro de mi calendario, de tal forma que sé perfectamente CUÁNDO esas tareas deben ser ejecutadas. Tener el día, la hora, y la duración de cada tarea, me da:

• Estructura.
• Control.
• Claridad.
• Seguridad.
• Calma.
• Relax.
• Foco.
• …

El resto del día lo tengo “libre” para gestionar:

• E-mails.
• Hábitos.
• Imprevistos.
• “Respirar” (nunca deberías olvidarte de esta “tarea”…).
• …

Siempre he dicho que si tú “solo” haces 2 tareas cada día, y no fallas ningún día:

• Tus proyectos progresarán notablemente en un mes.
• Habrás alcanzado la mayoría de tus objetivos en 6 meses.
• Habrás hecho un milagro en 1 año.

El interés compuesto siempre estará de tu lado.

Fechas de ejecución vs. Fechas de vencimiento

Hace un par de meses, empecé a ver las series de videos del canal de YouTube de August Bradley, y él ha creado un brillante término para definir esta mecánica de planificación. Es un término sutil pero directo que te muestra lo increíble que es August. No sé si lo inventó él, pero ha sido la primera persona a la que se lo he escuchado. Él diferencia entre estos 2 términos:

• FECHA DE VENCIMIENTO: la fecha en la que la tarea debería ser finalizada.
• FECHA DE EJECUCIÓN: la fecha en la que le dedicarás tiempo a esa tarea, intentando finalizarla, si es posible.

La mayoría de las apps de productividad que ves por ahí se basan en la FECHA DE VENCIMIENTO. Creas una tarea, introduces su FECHA DE VENCIMIENTO, y ves un calendario o una lista de “cosas por hacer” basadas en esa FECHA DE VENCIMIENTO.

Una FECHA DE VENCIMIENTO es importante porque puede ser una fecha límite para ti (una importante en el caso de que un cliente esté esperando por ella…), pero no te ayuda para nada cuando hablamos de planificación.

Para empezar a hacer, necesitas saber cuándo harás esa tarea. En esa etapa, no te preocupa para nada cuándo es la fecha límite. Así que no te olvides estas 2 reglas fáciles de recordar:

• Usa tus FECHAS DE VENCIMIENTO para PLANIFICAR.
• Usa tus FECHAS DE EJECUCIÓN para HACER.

Por eso yo uso un calendario, porque es la herramienta más intuitiva para definir cuándo harás algo.

• Tienes una clara visión de todo.
• Gestionas y balanceas las cargas de trabajo.
• Puedes incluso fijar la hora en la que harás cada tarea.
• Puedes también ver eventos o reuniones que te consumirán tiempo

Un calendario lleno de FECHAS DE EJECUCIÓN es una máquina de productividad.

No te olvides de que no gestionas tareas, gestionas TIEMPO. Por eso, ¿qué mejor que un calendario para gestionar el tiempo? Para eso se crearon.

En mi opinión, los términos de August son claves para recordar para siempre el concepto del que estamos hablando.

Siempre pregúntate: ¿Cuándo voy a hacer esto? Obviamente, presta atención a tus FECHAS DE VENCIMIENTO cuando planifiques tus FECHAS DE EJECUCIÓN.

Para llevar a casa

Tener toda tu semana planificada te permitirá gestionar tus imprevistos, esos que siempre suceden cada día. Cuando un imprevisto aparezca, puedes fácilmente compararlo con tu elemento planificado y cuestionarte esta pregunta: ¿Cuál de ellos es más importante?

• Si es el imprevisto, hazlo.
• Si no lo es, limítate a planificarlo otro día y sigue haciendo el elemento que tenías planificado.

Tan fácil como eso.

Así es como serás capaz de seguir haciendo las cosas IMPORTANTES, en lugar de solo hacer las URGENTES.

Aquí, puedes ver cómo transformar lo IMPORTANTE en URGENTE. No dejes escapar tus sueños. Foto en parte superior cortesía de Brooke Lark en Unsplash.