Queremos ser “hacedores”, “conseguidores de objetivos”.
Pero tu vida es un lío de “tareas”.
Así es como funciona la vida, cuando empezamos a asumir responsabilidades en nuestros trabajos y vidas personales.
Un día empiezas a hacer cosas y, no sabes por qué, pero al día siguiente necesitas escribir todas las cosas que tienes que hacer.
Por último, acabas con cientos de “tareas”, buscando un “gestor de tareas”, y viendo que, no importa el sistema o software que usas, tu vida es un caos total.
He estado ahí, sin saber qué hacer, cómo priorizar, cómo gestionar “hábitos/rutinas” vs. “tareas en proyectos”, como enlazar mis grandes objetivos en la vida con las acciones diarias que debería hacer o estar haciendo.
Esto genera incertidumbre, ansiedad, estrés, y “malas sensaciones”, como sentir que no controlas tu vida, sin saber si estás haciendo las “tareas” que deberías para alcanzar tus objetivos, la vida de realización personal que buscas. La necesidad que todos tenemos de proporcionar a nuestras vidas sentido común.
Todo esto es un tema enorme para tratarlo en solo un artículo pero, como siempre hago, vamos a centrarnos en un tema pequeño que, cuando comiences a hacerlo, podrás dar un paso enorme en tu vida diaria. El principio de Pareto siempre funciona: céntrate en el 20% que produce el 80% de los resultados.
Llevo trabajando en la productividad más de 2 décadas, pero me llevó mucho tiempo entender el concepto vital que describiré en este artículo: la diferencia entre “una tarea” (task) y “una cosa por hacer” (to-do).
Cuando lo comprendes, te cambia la vida.
Si las identificas correctamente, sabrás cómo gestionarlas, y tu productividad se incrementará de forma espectacular simplemente por entender y aplicar este concepto.
Definición: “tarea” vs “cosa por hacer”
Vamos a tratar de definir cada concepto de forma muy breve para que podamos avanzar más fácilmente.
Aviso importante: esto es una definición personal, pero me funciona, y espero que también sea útil para ti.
Siempre intento simplificar las cosas. Hacerlas fácil de comprender. Ser intuitivo. Algo que no tenga que ser memorizado o que se tenga que pensar sobre ello.
El instinto es una de las mejores cualidades del ser humano. Es por eso por lo que siempre busco impulsos instintivos para gestionar las cosas.
Cuanto menos haya que pensar en un proceso, más puede focalizar mi energía en la cosa que tengo que hacer.
Nunca te olvides: alcanzamos nuestros objetivos “haciendo” cosas, no organizando, ni planificando, o pensando en procesos. Así que nuestra energía debe ir directamente a “hacer cosas”.
- Una “tarea” es algo relativamente significativo. Lleva unas 2-3 horas completarla.
- Una “cosa por hacer” es “algo que tienes que hacer” (por eso lo llamamos así), pero no es importante en sí mismo, y te llevará muy poco tiempo hacerlo (menos de 2-3 horas).
Así pues, cuando tengas algo que hacer, pregúntate, “¿Cuánto tiempo me llevará hacer esto?”
- 2-3 horas. Es una “tarea”.
- Menos de 2 horas. Es una “cosa por hacer”.
Gestionando “tareas” y “cosas por hacer”
Ahora ya sabemos si encaramos una “tarea” o una “cosa por hacer”. ¿Por qué es tan importante?
Porque gestionarás cada uno de ellas de una forma muy diferente.
Tienes que planificar una “tarea”. No necesitas planificar una “cosa por hacer”.
Cuando decimos planificar algo, me refiero a pensar sobre cuándo se hará y calendarizarla.
Necesitas planificar las “tareas” para asignar una fecha en la cual las harás. Organizarlas.
No necesitas dedicar tiempo o esfuerzo para planificar “cosas por hacer”. Veremos más tarde cómo las gestionamos.
Esto puede parecer estúpido, pero es un significativo paso adelante en tu vida, en el caso de que no lo supieses:
- Verás que tienes muchas más “cosas por hacer” que “tareas”.
- Eso es un paso que te cambiará la vida porque no necesitarás tanto tiempo que dedicarle a “planificar”, y podrás dedicar mucho más tiempo a “hacer”, nuestro objetivo principal.
- Será mucho más fácil para ti planificar porque tendrás muchas menos cosas que organizar y calendarizar (solo las “tareas”).
Nuestro cerebro solo está preparado para gestionar unas pocas cosas al mismo tiempo
Una importante regla que siempre tenemos que recordar es lo fácilmente que nuestro cerebro se colapsa.
Tan pronto como tratamos de gestionar 3 ó 4 cosas al mismo tiempo, nos sentimos saturados y superados. La ansiedad y el estrés aparecen.
Por eso reducir nuestras “cosas a gestionar” a “tareas” es una ventaja para nuestro cerebro. Tenemos menos a lo que mirar.
Si tienes muchas “tareas”, primero, priorízalas, y céntrate solo en las más importantes. Olvídate del resto. No importan lo más mínimo. Primero vamos a quitarnos de encima los “asuntos” más importantes.
Si te queda tiempo tras hacer las primeras, entonces será cuando pases a las segundas.
Cuando tengas 10 ó 15 “tareas”, organízalas. Asígnales una fecha para hacerlas. Yo hago esto cada lunes por la mañana. Agenda solo 3 ó 4 “tareas” cada día (si son 3, mejor que 4).
Esto va a significar que tendrás hechas 15 ó 20 “tareas” importantes cada semana. Para mí, eso equivale a éxito.
Siento que todo está bajo control, sabiendo lo que haré cada día de la semana. Eso es relajante, confortable, y “la paz se apodera de mi”.
Cuando algo imprevisto sucede, intento no reagendar mis “tareas”. Por eso es muy importante no agendar más de 3 “tareas” por día. Eso te deja espacios vacíos para todas las cosas imprevistas y para hacer las “cosas por hacer”.
Nuestro cerebro está preparado para gestionar “cosas por hacer”
Algo que he descubierto a lo largo del viaje de la productividad es que nuestro cerebro (al menos el mío) trabaja mejor gestionando listas de “cosas por hacer”.
Supone menos esfuerzo ver una lista de cosas y moverlas arriba y abajo, dependiendo de tu criterio: importancia, fecha de vencimiento, prioridad, urgencia…
Siempre tienes que pensar que nuestro objetivo final es llegar a un listado ordenado de elementos, una secuencia de “cosas por hacer”.
Empezarás con el primer elemento de la lista y pasarás al segundo cuando termines el primero. Ese es el proceso real de productividad para mí. Centrarse y focalizarse solo en una “cosa por hacer” cada vez.
El proceso de ejecución de “tareas” o “cosas por hacer” es siempre secuencial. Olvídate de procesos en paralelo o multitarea. Eso es 100% improductivo.
¿Dónde se van todas nuestras “cosas por hacer”?
Tenemos 2 opciones para nuestras “cosas por hacer”:
- Pertenecen a una "tarea". Normalmente, nuestras “tareas” son un contenedor para una lista de “cosas por hacer”. Nosotros agendamos “tareas” y, dentro de ellas, ponemos nuestro listado ordenado de “cosas por hacer”. Este listado de “cosas por hacer” deberá estar ordenado siempre por orden secuencial de ejecución. Así pues, tú agendas las “tareas” en tu calendario y, dentro de cada “tarea”, empiezas a ejecutar por el primer elemento de tu listado de “cosas por hacer”.
- Son “espíritus libres”. Cosas que no pertenecen a ninguna tarea. ¿Estás seguro de eso?
Centrémonos en este segundo punto porque creo que el primero está claro como el agua.
Cuando te fijes en estos “espíritus libres” de “cosas por hacer”, tienes que buscar patrones. Muchos de ellos tienen muchas cosas en común, y podrás organizarlos todos en “tareas”, las cuales serán planificadas.
¿Qué haces con el resto de ellas que no encajan en ninguna “tarea”?
Mi solución ha sido crear lo que yo llamo “tareas de lotes”. Yo tengo:
- Una “tarea” de lote diaria.
- Una “tarea” de lote semanal.
- Una “tarea” de lote mensual.
La nomenclatura hace referencia a “cuándo debería estar prestando atención a esas cosas por hacer”. ¿Debo prestarle atención diariamente? ¿O semanalmente? ¿O mensualmente?
- Mi “tarea” de lote diaria es una de esas “tareas” que yo agendo cada día en mi calendario.
- Mi “tarea” de lote semanal es una de esas “tareas” que yo agendo cada dos días en mi calendario.
- Mi “tarea” de lote mensual es una de esas “tareas” que yo agendo una vez al mes en mi calendario.
Dentro de cada “tarea” de lotes, tengo un listado de “cosas por hacer” ordenado por su orden de ejecución.
Cada 2 días (los martes y los jueves), entro en mi “tarea” de lote semanal y muevo a mi “tarea” de lote diario esas “cosas por hacer” que creo que deberían hacerse lo más pronto posible.
Hago exactamente el mismo proceso entre mi “tarea” de lote semanal y mi “tarea” de lote mensual.
Cada vez que inserto un nuevo elemento dentro de una “tarea” de lotes, vuelvo a ordenar la lista de “cosas por hacer” (algo realmente fácil, pues solo es mover arriba o abajo “cosas por hacer”), de tal forma que, cuando la vuelva a abrir, sé exactamente lo que tengo que hacer.
Otra técnica que empleo es crear una división dentro de “las cosas por hacer” diarias, separando entre mañana y tarde.
Tengo un listado de “cosas por hacer” que haré por la mañana, y otro de “cosas por hacer” que haré por la tarde.
Cuanto más reduzcas tu foco, tu atención, mejor se sentirá tu cerebro.
Por la mañana, no miro para nada los elementos de por la tarde (he creado un botón de tipo “toggle”, de tal forma que, físicamente, no los puedo ver, ignorándolos por completo).
Para llevar a casa
Si no quisiste leer este artículo, aunque yo te lo agradecería, estas serían las cosas que me llevaría conmigo a casa:
- Diferencia entre “tareas” y “cosas por hacer”.
- Agenda tus “tareas” (¡solo 3 cada día!).
- Añade tus “cosas por hacer” dentro de cada “tarea”.
- Si tienes “cosas por hacer” que son “espíritus libres”, busca patrones, e intenta que formen parte de una “tarea”.
- Usa “tareas” de lotes diaria, semanal, y mensual para meter en ellas esos “espíritus libres” de “cosas por hacer” que no puedes colocar en ninguna “tarea”.
- Siempre ordena tus listas de “cosas por hacer” por orden de ejecución secuencial.
- Para empezar a hacer, solo vete a tu primera “tarea” planificada y haz lo que tu listado de “cosas por hacer” te diga. ¡No mires a nada más!
- Emplea el “bucle mágico”, moviendo “cosas por hacer” desde la “tarea” de lotes mensual a la “tarea” de lotes semanal y, posteriormente, a la “tarea” de lotes diaria.
Foto en parte superior cortesía de Brett Jordan en Unsplash.